VODENJE EVIDENC DELOVNEGA ČASA

 

 

 

Evidence na področju dela in socialne varnosti predpisuje Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV), ki velja že od 2006.

5.5.2023 je bil v Uradnem listu objavljen Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A, UL RS 50/23), ki delodajalcem nalaga kar nekaj dodatnih obveznosti vezanih na vodenje evidence o izrabi delovnega časa. Poleg tega pa zaostruje tudi sankcije v primeru kršitev v zvezi z delovnim časom. Pobudo za spremembe je dal Inšpektorat Republike Slovenije za delo (IRSD) z namenom ustreznejšega izvajanja zakonodaje na področju delovnega časa, odmorov in počitkov, ki obenem vrši tudi nadzora na tem področju. Novela predvideva beleženje dodatnih podatkov o delovnem času in za kršitelje uvaja obvezne elektronske evidence.

Ključni cilj sprejetih novosti je v zagotovitvi bolj transparentne podlage za učinkovit nadzor nad spoštovanjem zakonskih določb o delovnem času, spoštovanja odmorov, počitkov in ostalih pravic delavcev, vezanih na delovni čas. To je pomembno z vidika obnavljanja fizičnih moči delavca, njegove delovne učinkovitosti, dolgoročnega ohranjanja delovne sposobnosti ter zagotavljanja varnosti in zdravja pri delu.

Z novelo ZEPDSV-A se natančneje določa za katere osebe je vodenje evidenc o delovnem času obvezno, kateri podatki morajo biti iz evidence delovnega časa razvidni in tudi pravica zaposlenih, da so s temi podatki seznanjeni.

Novela velja od 20. 5. 2023, uporablja se od 20. 11. 2023.

Delodajalci morajo voditi naslednje evidence:

  • o zaposlenih delavcih,
  • o stroških dela,
  • o izrabi delovnega časa,
  • o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.

Vse evidence se začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko se sklene pogodba o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko preneha pogodba o zaposlitvi. Delavec mora delodajalcu prijaviti spremembe osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku spremembe. Prav tako ima delavec kadarkoli vpogled v svoje osebne podatke, ki jih vodi delodajalec (personalna mapa, evidence) in si jih lahko slika, prekopira ipd. Zakon ne določa oblike vodenja evidenc, navaja le podatke, ki jih mora evidenca vsebovati in s tem dopušča, da vsak delodajalec sam določi, kako bo evidence vodil (ročno, elektronsko). Pred sprejemom ZEPDSV-A kraj hrambe evidenc ni bil predpisan. Novela ZEPDSV-A pa izrecno zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca. Evidence o izrabi delovnega časa se hranijo kot listina trajne vrednosti, kar pomeni, da njihovo uničenje ni dovoljeno.

Delodajalec mora pred uporabo ZEPDSV-A v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisovati naslednje podatke:

  • podatke o številu ur,
  • skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
  • opravljene ure v času nadurnega dela,
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
  • neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
  • neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
  • število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.

Med pomembnejše spremembe ZEPDSV velja omeniti dopolnitev obsega podatkov, ki se vodijo v evidenci o izrabi delovnega časa. Po ZEPDSV-A bo tako v evidenci o izrabi delovnega časa od vključno 20. 11. 2023 potrebno voditi tudi:

  • čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
  • izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
  • opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
  • opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
  • tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.

Od novembra dalje bo delodajalec za vsakega delavca moral voditi tudi podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora med delovnim časom. Ključno je, da se v evidenco vpiše podatek o izrabi in obsegu izrabe odmora, delodajalcu pa je prepuščen način beleženja tega podatka. Zakonodajalec je v obrazložitvi k spremembi zapisal, da se s tem ne zahteva, da se vpiše čas izrabe odmora hkrati (neposredno) ob dejanski izrabi odmora med delovnim časom. Delodajalec bo torej lahko glede obsega izrabe odmora vpisoval uro odhoda na odmor in prihoda z odmora ali pa le podatek, da je delavec odmor izrabil in v kakšnem trajanju.

Delodajalec bo moral po novem ure v neenakomerni in začasni prerazporeditvi delovnega časa voditi ločeno od ur, opravljenih v enakomerni razporeditvi delovnega časa.

V evidenco o izrabi delovnega časa bo moral vpisati opravljene ure v neenakomerno razporejenem ali v začasno prerazporejenem delovnem času in tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev delovnega časa.

Če delodajalec evidence o izrabi delovnega časa ne bo vodil elektronsko, bo lahko tekoči seštevek ur vpisoval tedensko, sicer pa ga bo moral dnevno.

Prav tako sta med novimi ukrepi obveznost delodajalca, da delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec in pravica delavca, da od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa.

Nova je še opredelitev delavca – to je vsakdo, ki na pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, če ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika.

Novost velja za vse delavce, tudi tiste, ki ne delajo na sedežu delodajalca (na primer terenske delavce, gradbince in podobno). Poleg tega pa je beleženje delovnega časa obvezno tudi za kratkotrajno delo, vse dijake in študente, upokojence in honorarne sodelavce, ki delo opravljajo bodisi preko avtorske ali podjemne pogodbe ipd. – pod pogojem, da omenjene osebe to delo opravljajo osebno, so vključene v delovni proces vašega podjetja ali pri svojem delu večinoma uporabljajo sredstva v lasti podjetja.

Posebno pozornost je pri tem potrebno nameniti tudi osebam, ki delo opravljajo preko s.p., se pa pri tem vključujejo v delovni proces delodajalca ali pa uporabljajo njegova sredstva.

Sankcioniranje in višino glob za kršenje določb o vodenju evidenc delovnega časa, ureja spremenjen 23. člen ZEPDSV-A ter nova 23.a in 23. b člen. Globe za prekrške v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR (za manjše delodajalce in s.p. nižje). Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 3.000 do 20.000 EUR.

Novost je tudi možnost sankcioniranja odgovornih oseb delodajalca. Slednjim se lahko dodatno naloži plačilo globe od 150 do 2.000 EUR. Za ugotovljene kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem znašajo globe za odgovorne osebe od 300 do 2.000 EUR.

VIRI:

 

mag. Andreja Vister

Datum objave: 14.11.2023